3 tipy pro efektivní využívání technologií v interní komunikaci a spolupráci
Úspěch nadnárodních korporací, ale i menších firem, čím dál častěji stojí a padá se zvládnutou interní komunikací a týmovou spoluprací. Správné řešení zvyšuje komfort zaměstnanců, šetří čas i finanční prostředky. Existují technologie, jež umožní permanentní sdílení relevantních informací, jejich správnou selekci, či meetingy lidí klidně na opačných stranách zeměkoule, kteří mají přesto dojem, jako by byli v jedné místnosti.
Problém však mnohdy nastává v tom, že chybí „technologická koordinace“ – vázne kompatibilita dílčích služeb, přeplácí se i za ty, které nejsou nutné nebo jsou součástí již využívaného „balíčku“. Podle průzkumu amerických společností Spiceworks a Lifesize celých 56 % IT profesionálů ani neví, kolik jejich firma platí za licence a předplatné za technická řešení využívaná pro interní spolupráci. Tipy na zefektivnění přinášejí odborníci ze společnosti Lifesize, která určuje standardy v oblasti videokonferencí.
Analyzovat aktuální stav – kvantitativně i kvalitativně
Při auditu je klíčové zaměřit se nejen na to, jak často jsou jednotlivé technologie využívané, ale i na závazky, které vyplývají z již uzavřených smluv (o údržbě, podpoře atp.). Velmi důležité je rovněž zvážit, zda jsou pro chod společnosti vůbec nutné, anebo nejdou nahradit jiným, již používaným, nástrojem. V neposlední řadě je třeba o nich mluvit přímo se zaměstnanci: pouhá data o četnosti využívání dílčích řešení řeknou jen málo o jejich kvalitě – především o uživatelském komfortu. Kromě toho je možné, že některý z pracovníků přijde například s tipem na velmi efektivní aplikaci, která dosud nebyla součástí „IT portfolia“ společnosti.
Dbát na spolehlivost a zabezpečení
Při výběru technických řešení by nemělo hrát prim jen finanční hledisko. Například bezplatné aplikace sice svůj účel plní, ale ne vždy jsou jejich vlastnosti dostatečné (kvalita zvuku, rozlišení, kapacita atd.). Vzhledem k tomu, jak rychle se oblast technologií vyvíjí, je také užitečné myslet už při výběru na jejich budoucí rozvoj. Samostatnou kapitolu pak představuje důkladné zabezpečení veškerých citlivých dat a důvěrných informací. Rozhodně by neměl chybět firewall a automatické aktualizace. Oblast online bezpečnosti bude pod ještě větším drobnohledem od května tohoto roku, kdy vstoupí v účinnost tzv. GDPR (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů).
Nadchnout tým
Ještě důležitější než kvalita je u technologií jejich přijetí ze strany zaměstnanců a ochota je pravidelně využívat. Osvědčeným receptem je najít po představení konceptu interní spolupráce v každém útvaru společnosti klíčového konzultanta, který je sám novinkám nakloněný a bude fungovat jako „spojka“ pro předávání informací svým kolegům.
